TUGAS 5

NAMA             :  PUTRI ARTYANTI

KELAS              :  2KA21

NPM                :  13109309

SOAL

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui.
2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun / ditaruh dengan cara apa.
3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE.
4. Apa yang anda ketahui dengan TABULATING.

JAWABAN

1.      Cara penyusunan warkat, antara lain :

-     Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.

-     Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

-     Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

-     Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

-     Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

2.      Pada warkat jenis cek, wesel, surat pembelian disusun/ditaruh dengan cara menggunakan sistem nomor, dengan melihat nomor cek apakah benar atau tidak, wesel atau surat pembelian yang ada, disusunlah dari nomor yang terkecil hingga yang terbesar atau bisa sebaliknya. Bisa juga dengan sistem wilayah, dari dan dimana surat pembelian dikeluarkan.Atau bisa dengan sistem tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan seperti system wilayah diatas.

3.      Record Retention Schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ).

Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :

-          Records yang tidak penting (non essential)

-          Records yang tidak dimanfaatkan

-          Records yang penting

-          Records yang sangat penting.

4.      Tabulating, yaitu memasukkan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.